Los instructivos de declaración de gastos operacionales señalan que la documentación tributaria a rendir debe ser emitida a nombre del becario, entre los documentos de respaldo de sus gastos operacionales se encuentran:
a) Boleta original compraventa internacional.
b) Boleta original compraventa Nacional.
c) Factura.
d) Factura Nacional electrónica.
e) Invoice original o electrónico, acompañado de la cartola de pago bancaria.
f) Orden de compra internacional, acompañado de cartola de pago bancaria.
En los casos e) y f) además del documento tributario (el cual debe estar a nombre del becario) se solicita que se presente la cartolas de pago bancaria, la cual debe corresponder al becario y no a la de un tercero. Sin perjuicio de lo anterior, solo en casos bien justificados en los cuales el becario no pueda efectuar gastos con sus tarjetas bancarias, se podría aceptar el pago por parte del profesor tutor, para lo cual el becario deberá presentar en su carpeta de rendición:
- Cartola de pago bancaria (tutor)
- Transferencia que le hizo el becario/a al tutor (devolución de fondos)
- Una carta explicativa del becario fundamentado por qué no realizó el pago directamente.
También aplicará el pago realizado a través de la cuenta bancaria del profesor tutor para gastos por concepto de pasajes, mediante el envío de la documentación indicada anteriormente, teniendo en cuenta que los documentos que respaldan los gastos por pasajes se encuentran además de los documentos tributarios los comprobantes de pago (cartola bancaria)
Pasajes Aéreos y terrestres:
- Boleto original o Ticket electrónico donde se indique fechas, monto cancelado, y el comprobante de pago.
- Factura a nombre del/la becario/a, y comprobante de pago.
- Boleta compraventa internacional (INVOICE), a nombre del/la becario/a, y comprobante de pago.